Czy można używać oprogramowania zakupionego przez kogoś innego nie narażając się na porównanie do marynarza spod czarno białej bandery z czaszką? Panuje ogólne przekonanie, że legalny program to taki, który kupiliśmy na własność, a korzystanie z jednej kopii przez wielu jest zwykłym piractwem. Nic bardziej mylnego! Współczesny outsourcing IT stwarza możliwość legalnego korzystania z aplikacji na odległość bez konieczności jej zakupu. Możliwość ta skrywa się pod nazwą Software-as-a-Service, w skrócie SaaS. Całość oparta jest o lepiej znany model „chmury obliczeniowej” – cloud computing.

Komputer w nowoczesnej firmie już od dawna przestał być jedynie narzędziem do pisania tekstów, liczenia czy korzystania z internetu. By nie zostać w tyle za konkurencją, każda z firm powinna stale inwestować w swój rozwój. Przykładem takiej inwestycji może być np. system CRM do zarządzania relacjami z klientami czy business intelligence ułatwiające podejmowanie decyzji biznesowych, który lada dzień stanie się standardem. Niestety, z badań KIGEiT wynika, że przedsiębiorstwa sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) niezwykle rzadko  korzystają z rozwiązań IT, które podnoszą jakość zarządzania. Przyczyn tego zjawiska jest wiele. Jedną z nich są stosunkowo wysokie koszty zakupu specjalistycznego oprogramowania oraz późniejsze opłaty aktualizacyjne, które skutecznie odstraszają potencjalnych klientów.

W rozwoju gospodarczym Polski, sektor MŚP ma ogromny udział: stanowi ok. 99,8 procent wszystkich firm. Tworzy także prawie 70 proc. miejsc pracy i wytwarza 68,9 proc. PKB. Jednak na proces jego rozwoju duży wpływ mają bariery rynkowe, problemy zarządzania, wynikające np. z niewiedzy przedsiębiorców oraz bariery finansowe. Mały i średni biznes rzadko stać na nowoczesne rozwiązania IT, które wspomagałyby jego funkcjonowanie. Zakup całego oprogramowania pochłaniałby ogromne koszta. Duże firmy mogą sobie pozwolić na inwestycję w narzędzia IT stworzone specjalnie dla ich potrzeb – mówi Marceli Smela, Dyrektor Generalny IT Kontrakt, lider outsourcingu kadr IT w Polsce. Takie przedsiębiorstwa posiadają gamę wyszkolonych specjalistów IT lub wynajmują ich na potrzeby projektu – dodaje szef IT Kontrakt. Tymczasem procesy występujące w małej firmie są analogiczne do tych z dużej, z tą różnicą, że jedna osoba często zajmuje się większością spraw. Dostępne cenowo aplikacje do wynajęcia są dla tych firm idealnym rozwiązaniem. E-usługa w ramach modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa) umożliwia zarządzanie obiegiem informacji i gromadzenie wiedzy w jednym miejscu, co zdecydowanie zwiększa efektywność firm z sektora MŚP.

Zdalnie znaczy: szybciej, wygodniej i taniej

Dostęp do wynajętego oprogramowania realizowany jest najczęściej przez internet, firma nie musi więc instalować aplikacji na własnych serwerach. Uprawniony pracownik może z niego korzystać z dowolnego komputera podłączonego do internetu, na całym świecie, 24h/dobę. – Taki sposób pozyskiwania oprogramowania to ogromna szansa dla małych i średnich przedsiębiorstw – mówi Bożena Skibińska, Prezes Stowarzyszenia Praktyków Zarządzania Wiedzą. – Nie trzeba kupować licencji, firma ponosi jedynie niewielkie opłaty miesięczne za użytkowanie wybranych aplikacji – dodaje. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że miesięczne opłaty za dostęp do wybranych aplikacji są jedynie znikomym kosztem w porównaniu z całościowym zakupem oprogramowania. To rozwiązanie daje przede wszystkim szanse rozwoju młodym przedsiębiorstwom, gdyż znacznie redukują początkowe koszta. Umowa serwisowa z firmą oferującą „oprogramowanie jako usługę” gwarantuje także wsparcie techniczne oraz zabezpieczanie danych przez specjalistów. Jest to niezwykle ważne w przypadku wszelkich awarii, które przeważnie pojawiają się w najmniej oczekiwanym momencie. SaaS ma w sytuacjach kryzysowych dodatkową przewagę nad klasycznie zakupionym oprogramowaniem na własność – otrzymujemy fachową pomoc od serwisantów, a nie jesteśmy skazani na wertowanie instrukcji obsługi.

Darmowe korzyści

Branża IT należy do najbardziej dynamicznych. Co rusz pojawiają się nowe wersje oprogramowania, za które producent każe słono płacić. Aktualizacje oprogramowania w SaaS najczęściej realizowane są przez dostawcę, bez dodatkowych opłat. Kolejną zaletą takiego rozwiązania jest to, że nie traci się czasu na wdrażanie oprogramowania, nie trzeba szkolić administratorów czy kupować sprzętu. Wystarczy login, hasło oraz  krótkie zapoznanie się z systemem. Zapewnione jest także bezpieczne przechowywanie danych oraz szkolenia w systemie e-learning. Z danych International Data Corporation wynika, że taki sposób pozyskiwania oprogramowania pozwala zredukować koszty związane z informatyką o 30 – 70 procent.   

Na polskim rynku można znaleźć wiele firm oferujących wynajem specjalistycznego oprogramowania dla przedsiębiorstw, z różnych sektorów gospodarki. Także Krajowa Izba Gospodarcza Elektroniki i Telekomunikacji tworzy pakiet pod hasłem SZOK, który zawiera profesjonalne narzędzia informatyczne. Zdaniem przedstawicieli KIGEiT wyzwoli on ogromne nakłady produktywności w małych i średnich biznesach. Projekt realizowany jest w ramach unijnego „Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka POIG 2007 – 2013”.  Korzystając z takich usług, sektor MŚP ma szansę na jeszcze większy rozwój i efektywność pracy.

Więcej niż SaaS

Sama idea Saas jest rozwinięciem bardziej znanego modelu „chmury obliczeniowej”  – czyli  cloud computing’u. - Model ten charakteryzuje się możliwością korzystania z usług dostarczanym przez zewnętrzny podmiot -  tłumaczy Marceli Smela z IT Kontrakt. – Model “cloud computing” historycznie wiąże się z przetwarzaniem w sieci grid (system, który integruje i zarządza zasobami będącymi pod kontrolą różnych domen), gdzie wiele systemów udostępnia usługi korzystając z podłączonych zasobów. Różnica polega na tym, że “cloud computing” nastawiony jest na wychodzenie naprzeciw oczekiwań usługobiorców – dodaje szef IT Kontrakt

Z samą ideą „cloud computing” wiele osób styka się nieświadomie na co dzień. Przykładem może być bardzo popularny pakiet Apps oferowany przez Google. Od kilku już lat każdy internauta może bezpłatnie korzystać z podstawowych narzędzi biurowych, typu edytor tekstu czy arkusz kalkulacyjny. I w tym przypadku wszelkie dane zapisywane są na zewnętrznych serwerach – dostęp do danych jest niczym nieograniczony.

Kto nie lubi SaaS?

Na koniec trochę o SaaS z innej strony. Ta usługa mimo iż jest tania, bezpieczna oraz łatwa w obsłudze to nie wszystkim przypadła do gustu. Z obawą na to nowatorskie rozwiązanie patrzą pracownicy, którzy martwią się redukcją etatów. W końcu obiektywnie patrząc, dzięki usłudze SaaS część osób odpowiedzialnych za obsługę oraz wdrażanie firmowego oprogramowania może okazać się niepotrzebna. To samo tyczy się pracowników zajmujących się bezpieczeństwem w sieci, gdyż wirtualne środowisko jest  bardzo dobrze zabezpieczone. SaaS nie polubią również sprzedawcy sprzętu komputerowego. Dlaczego? Otóż usługa ta nie wymaga zakupu potężnej jednostki obliczeniowej, nie zajmuje również miejsca na dysku. Wystarczy jedynie przeglądarka internetowa oraz szybkie łącze internetowe. Kolejną grupą „niezadowolonych” mogą być… prawnicy. Aplikacje „z chmury” dają możliwość dostępu do danych fizycznie zapisanych na przysłowiowym końcu świata. Problem w tym, że przechowywanie niektórych danych w danym kraju może być zabronione. Wirtualna przestrzeń dyskowa daje legalną możliwość obejścia tego.

Kto więc ucieszy się z SaaS? W pierwszej kolejności zacierać ręce będą dyrektorzy  finansowi oraz właściciele przedsiębiorstw, którzy nastawieni są na ciągłe zwiększanie zysków. Wirtualne aplikacje ucieszą również wszystkich ekologów – bo w końcu lepsze wykorzystanie mocy przerobowej przekłada się na niższe złożycie energii.