Outsourcing, zwłaszcza w sferze IT, jest postrzegany jako szansa dla firmy na przeprowadzenie modernizacji oraz zwiększenie performansu przy jednoczesnym ograniczeniu nakładów finansowych i czasu potrzebnych do przeprowadzenia zmian. Outsourcing oprogramowania, sprzętu i kadry IT pozwala na osiągnięcie lepszych wyników finansowych. Atmosfera panująca wśród zwolenników tych metod przywodzi jednak na myśl entuzjazm towarzyszący gwałtownemu rozwojowi dotcomów po 1995. Nie sprzyja to refleksji nad potencjalnymi minusami wdrażania nowych technologii i outsourcingu kadry IT, co może prowadzić do strat. Jakie są pułapki outsourcingu? I przede wszystkim – jak ich unikać?

Według najnowszych badań IT znajduje się w pierwszej piątce usług najczęściej zlecanych firmom zewnętrznym. Jednocześnie największa ilość osób zadeklarowała chęć skorzystania z tego rozwiązania w przyszłości. Rośnie zainteresowanie outsourcingiem coraz bardziej zaawansowanych usług – głównie z branży IT. Od początku roku 2010 zanotowaliśmy znaczny wzrost ilości zamówień na kadrę IT, zwiększyliśmy w I kwartale zatrudnienie o ok. 20% – potwierdza Marceli Smela, dyrektor generalny firmy IT Kontrakt.

Outsourcing w Polsce jest nie tylko modny medialnie. Wyniki badań mówią o tym, że zastosowanie tego narzędzia pozwalają na wygenerowanie oszczędności przeciętnie na poziomie 10%. Jednak niewłaściwie użyty może przynieść straty finansowe, lub wiązać się z innymi negatywnymi skutkami. Dlatego zanim zdecydujemy się na to rozwiązanie, warto przyjrzeć się potencjalnym zagrożeniom płynącym z outsourcingu.

Outsourcing IT

Outsourcing IT może dotyczyć zarówno kadry, sprzętu jak i oprogramowania. W przypadku, kiedy firma decyduje się na zatrudnienie zewnętrznych specjalistów, dużym problemem może być określenie i zbadanie kompetencji, jakich szuka u specjalisty. Niemal każde przedsiębiorstwo, bez względu na branżę, jest w mniejszym lub większym stopniu zinformatyzowane. Nie jest to równoznaczne ze znajomością zagadnień , które należą do wiedzy specjalistycznej. Dlatego może dojść do sytuacji, w której firma nie jest w stanie zatrudnić odpowiedniego pracownika, z uwagi na brak narzędzi do weryfikacji zarówno własnych potrzeb w dziedzinie IT, jak i poszukiwanych kompetencji. Lub zatrudnia kogoś, kto nie może sprostać wymaganiom związanym np. z wdrażaniem projektu.

Może zdarzyć się też tak, że zewnętrzna firma wprowadza nowe rozwiązanie technologiczne, po czym nikt z etatowych pracowników nie jest w stanie obsłużyć aplikacji, bądź poradzić sobie z pojawiającymi się błędami.

Najczęstszą formą outsourcingu sprzętu jest wynajmowanie zewnętrznych serwerów. W wielu przypadkach jest to prosta i sprawdzona metoda na pozyskanie oszczędności, wynikających choćby ze zmniejszenia zużycia energii, potrzebnej na chłodzenie serwerowni. Dodatkowo dzięki technologii wirtualizacji wynajęcie serwerów, które niemal natychmiastowo są gotowe do użytku, staje się kwestią kilku kliknięć. Problem pojawia się, kiedy firma, zamiast inwestować w nowe rozwiązania technologiczne, podnajmuje więcej maszyn, by utrzymać wydajność oprogramowania. Skutkiem takiego działania może być sytuacja, w której pracownicy korzystają z przestarzałego oprogramowania, niezapewniającego należytej ochrony danych.

- W finansowo trudnych czasach klienci chcą więcej za mniej, co wyjaśnia zwrot w kierunku modelu SaaS – mówi Peter Galvin, dyrektor ds. marketingu amerykańskiej firmy ProofPoint – Nawet ci, którzy odnosili się cynicznie do możliwości oferowanych przez SaaS przekonali się do tej idei, gdy zobaczyli zmniejszenie kosztów przy przejściu na model Software as a Service – dodaje Galvin. Wynajmowanie oprogramowania w modelu Software as a Service jest doskonałym rozwiązaniem przede wszystkim dla małych firm lub takich, które dopiero rozpoczynają swoją działalność i potrzebują ograniczyć koszty. Jednak bez względu na wielkość biznesu problem z wynajmowaniem oprogramowania jest ten sam – bezpieczeństwo danych. Przetrzymywanie danych poza zaporą sieciową firmy zawsze wiąże się z ryzykiem ich utracenia, przechwycenia, lub utracenia samego dostępu (jeśli zawiedzie łącze internetowe).

Jak unikać błędów?

Duże firmy mogą wybierać inwestowanie we własne oprogramowanie, aby nie uzależniać się od dostawców. Jeśli aplikacje, które są podnajmowane, mają zasadnicze znaczenie dla biznesu, wtedy ryzyko związane z brakiem dostępu do nich, na przykład w przypadku awarii łącza, może przewyższać korzyści płynące z pozyskiwanych oszczędności. Tym bardziej, że samo zapewnienie stabilnego internetu może być bardzo kosztowne. Dlatego warto przed zastosowaniem outsourcingu oprogramowania zrobić dokładny bilans potencjalnych zysków i strat, biorąc pod uwagę możliwe zagrożenia.

Jeśli firmy mają stabilny i przewidywalny ruch na łączach, wynajmowanie serwerów może okazać się niepotrzebne. Przetrzymywanie danych na zewnątrz zawsze wiąże się z jakimś ryzykiem. Są firmy, na przykład internetowe biura podatkowe, bądź biura podróży, które odnotowują okresowe zwiększenie zapytań do serwerów. W takich przypadkach elastyczność związana z dowolną modyfikacją ilości używanych maszyn jest niewątpliwie zaletą. Jeżeli jednak firma korzysta z serwerów jedynie dla komunikacji wewnętrznej, w dodatku operuje ważnymi danymi, np. poufnymi danymi klientów, warto rozważyć stworzenie sieci wewnętrznej z własną serwerownią.

Aby uniknąć problemów, jakie towarzyszą przy zatrudnianiu zewnętrznych specjalistów, warto skorzystać z pomocy pośredników. – Podjęcie współpracy z firmą outsourcingową niesie ze sobą wiele zalet – wyjaśnia dyrektor IT Kontrakt – To nie tylko ułatwienie w postaci przejęcia części obowiązków związanych z formułowaniem i zawieraniem umów. To przede wszystkim gwarancja znalezienia specjalistów najbardziej odpowiadających naszym wymaganiom, którzy jednocześnie zobowiązują się do zachowania wszystkich tajemnic handlowych klienta.- Zlecenie zatrudnienia specjalistów firmie pośredniczącej w zasadzie ściąga większość problemy z głowy. Właściciel firmy powinien zadbać o właściwe przeszkolenie pracowników, którzy mają zarządzać bieżącą obsługą aplikacji.

Jednak skorzystanie z usług pośredników to nie wszystko. Ogromną wagę trzeba przywiązać do sposobu formułowania umowy. – Precyzyjny, ale zarazem elastyczny zakres zlecenia pozwoli uzyskać usługę jakiej przedsiębiorca potrzebuje, ale jednocześnie umożliwi wykonawcy zrealizowanie jej w najbardziej efektywny sposób. – wyjaśnia Paweł Tomczykowski, prawnik, partner kancelarii Ożóg i Wspólnicy – Zakres odpowiedzialności za ewentualne niewykonanie usługi jest szczególnie istotny w przypadku, gdy przedsiębiorca sam jest związany terminami bądź rezultatem i musi być pewien, że ewentualne problemy po stronie podwykonawcy nie odbiją się na jego własnych zobowiązaniach.

Zachowując chłodny osąd, można obrócić outsourcing w skuteczne narzędzie pozyskiwania oszczędności i budowania swojej konkurencyjności na rynku. Model SaaS, outsourcing sprzętu oraz kadry IT to rozwiązania optymalne, pozwalające na zachowanie, a czasem nawet podniesienie jakości, przy jednoczesnej racjonalizacji kosztów.  Można się spodziewać, że rosnąca popularność tej metody pozwoli na wypracowanie mechanizmów, dzięki którym generowane oszczędności przewyższą 10proc., a potencjalne negatywne skutki dla biznesu zostaną zminimalizowane.