Obecny rząd zamierza podwyższyć obowiązujące w Polsce stawki podatku VAT. Proponowane zmiany mają wygenerować wpływ do budżetu na poziomie 5mld zł w skali roku. Jednocześnie na przestrzeni kilku ostatnich lat o podobną kwotę wzrosły nakłady na administrację. Jednak gołym okiem widać, jak nasze pieniądze są marnotrawione. Specjaliści są w tym temacie zgodni: zamiast traktować podatników jak bankomat, lepiej jest szukać oszczędności. Jest tylko jedno „ale” – jak tego dokonać? Z pomocą przychodzi outsourcing. Skoro rząd wynajmuje już samoloty dla VIPów, a ostatnio także auta to logicznym wydaje się dalsza eksploracja tego obszaru.

10% oszczędności Tuska

Donald Tusk zamierza od stycznia 2011 roku zwolnić co dziesiątego urzędnika. Planowane redukcje mają objąć zarówno ministerstwa, urzędy wojewódzkie i skarbowe oraz ZUS, KRUS i NFZ. Cięcia nie obejmą (na szczęście) wymiaru sprawiedliwości, który przy obecnym stanie kadry i tak działa opieszale. Premier ponadto grozi naganami lub utratą pięciu pensji wszystkim szefom urzędów, którzy nie wygenerują 10% oszczędności. Opinia publiczna jest zachwycona tym projektem. „Wywalić urzędasów, nierobów” – takie głosy nie są dziś rzadkością. Choć w teorii takie rozwiązanie może wyglądać dobrze, mało kto zastanawia się, co się stanie po wprowadzeniu tych wszystkich tych cięć. Przy ponad 11% bezrobociu w kraju zwolnione osoby nie łatwo znajdą sobie nowe źródło utrzymania. W efekcie uzyskane oszczędności zostaną wydane na wszelkie świadczenia w postaci odpraw, zasiłków dla bezrobotnych czy dodatków socjalnych. Kolejne pytanie, jakie rodzi się po zapoznaniu się z nowym planem rządu – czy we wszystkich urzędach jest faktycznie za dużo urzędników? Przecież Polska to nie tylko duże miasta, w których na co drugim skrzyżowaniu jest filia jakiegoś urzędu. Małe mieściny, w których administracja ograniczona jest jedynie do niezbędnego minimum, mogą nie poradzić sobie z redukcjami etatów. I nie chodzi już o zwiększenie i tak wysokiego już bezrobocia, ale o bieżącą obsługę petentów. Każdy obywatel udając się do organu zarządzanego przez państwo nastawiony jest na kolejki, pojęcie „sprawa załatwiona od ręki” w Polsce nie występuje. Jak zatem będzie wyglądać załatwianie czegokolwiek w urzędach po cięciach?

Recepta

Pomimo tych i wielu innych wątpliwości, większość osób jest przekonana, że przy obecnym stanie budżetu oszczędności są niezbędne. W przeciwnym razie Polska może stać się drugą Grecją. Oczywiście cięcia wydatków są wskazane, a ich wdrożenie powinno zacząć się najlepiej „od wczoraj”. Problem w tym, że politycy bardzo często nie liczą się z kosztami wdrożenia pomysłów w życie. Brak również w ich poczynaniach jakiegokolwiek planowania. Nikt z ekipy rządzącej nie zastanawia się nad tym jaki będzie skutek reform za kilka lat. Ważne są jedynie słupki w sondażach wyborczych (a zauważmy, że oszczędności szuka się dopiero tuż przed wyborami), a nie dobro społeczeństwa. Zwalnianie ludzi powinno być ostatecznością, a nie krokiem który wykonuje się na początku. Niestety odprawa części pracowników jest czynnością najłatwiejszą. Tymczasem receptą na fatalny stan finansów państwowych może być outsourcing.

Outsourcing – czyli co?

„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my” – słowa te wypowiedziane przez Henriego Forda w 1923 roku, stały się ponadczasowe. Gdy przyjrzymy się firmowej polityce prowadzonej przez liderów poszczególnych branż, sens tych słów staje się jeszcze lepiej widoczny. Każdy producent samochodów wykonanie takich podzespołów jak np. szyby czy świece zapłonowe, zleca zewnętrznym współpracownikom. Wykonanie tych elementów samemu jest po prostu nieopłacalne, gdyż nakłady związane z uruchomieniem osobnej linii produkcyjnej znacznie przewyższają marże konkurenta.

Gdzie ten outsourcing?

Wraz z nastaniem ery wszechobecnej informatyzacji, ludzie zaczęli wykorzystywać idee outsourcingu również w tym obszarze. Dziś nikogo nie dziwi wynajmowanie zewnętrznych informatyków, księgowych, administratorów czy „wypożyczanie” niezbędnych do pracy aplikacji. Wszystko odbywa się prosto, szybko, bezpiecznie i co najważniejsze znacznie  taniej w porównaniu do tradycyjnych metod. Tu rodzi się pytanie – skoro outsourcing się opłaca, to dlaczego nie korzystają z niego organy administracji publicznej? Powodów jest kilka, między innymi obawa przed zwolnieniami. Jednak w sytuacji, kiedy do redukcji etatów i tak dochodzi, argument ten wydaje się być nie do końca zasadny.

W polskich urzędach marnotrawione są publiczne pieniądze na każdym kroku. Miliardy złotych wydawane są np. na zakup odpowiedniego oprogramowania dostosowanego do obecnego prawa, np. podatkowego. Wraz z każdą reformą (a te w naszym kraju nie należą do rzadkości) niezbędna jest jego aktualizacja bądź całkowita zmiana. To rodzi dodatkowe koszta. Do tego nie należy zapominać o opłatach instalacyjnych, szkoleniach pracowników, licencjach etc.

„Zdarzają się przypadki, w których urzędnicy ogłaszają przetarg na oprogramowanie, które jest niekompatybilne z ich obecnym systemem operacyjnym. Po zakupie okazuje się, że trzeba ogłosić kolejny przetarg tym razem na sam system. To rodzi dodatkowe, niepotrzebne koszta, za które de facto płaci podatnik.” - wyjaśnia Marceli Smela, dyrektor generalny firmy IT Kontrakt, lidera wśród firm outsourcingowych oferujących specjalistów z branży IT w Polsce. „Decydując się na zewnętrznych specjalistów mamy gwarancję, że taki scenariusz nie będzie miał miejsca. Poza tym najlepszym rozwiązaniem nie jest klasyczny zakup oprogramowania, które i tak po jakimś czasie przestanie być aktualne. Duże oszczędności można wygenerować wypożyczając pożądane przez nas aplikacje w modelu SaaS. W takim przypadku klient płaci jedynie za zdalny dostęp do wybranego programu” – dodaje.

Taki model outsourcingu oprogramowania (software as a service) ma dodatkowe zalety: jego aktualizacji zwykle podejmuje się dostawca, bez pobierania dodatkowych opłat. Nie traci się przy tym czasu na wdrażanie oprogramowania, nie trzeba szkolić administratorów czy kupować sprzętu. Wystarczy login, hasło oraz  krótkie zapoznanie się z systemem. Zapewnione jest także bezpieczne przechowywanie danych oraz szkolenia w systemie e-learning. Z danych International Data Corporation wynika, że taki sposób pozyskiwania oprogramowania pozwala zredukować koszty związane z informatyką o 30 – 70 procent.

Oczywiście może się zdarzyć, że redukcja etatów w urzędach może okazać się niezbędna. Nierozważnym posunięciem byłoby w tym przypadku (a tak właśnie zamierza zrobić rząd) zwalnianie pracowników odpowiedzialnych za obsługę petentów. Jeśli trzeba szukać oszczędności w redukcji kadry, to na pierwszym miejscu powinny one objąć osoby, z których usług urzędy korzystają sporadycznie. O ile rozliczeń finansowych w skarbówce nie powinno się zlecać zewnętrznej firmie, to etatowa sprzątaczka czy informatyk nie są już niezbędni.

„Obsługa informatyczna w urzędach w większości przypadków ogranicza się do instalacji oprogramowania, szkoleń czy drobnych naprawach sprzętowych. Wszystkie te czynności nie są wykonywane stale, więc nie widzę większego sensu zatrudniać informatyków na stałe. Wygodniej i taniej jest zlecić wykonanie tej samej usługi zewnętrznemu specjaliście” – wyjaśnia dyrektor IT Kontrakt

Zmiany we właściwym kierunku

Outsourcing w administracji państwowej powoli staje się jej nieodłącznym elementem. Politycy podróżują wynajętymi samolotami a ostatnio pojawiła się informacja o decyzji Ministra Skarbu dotyczącej wynajmu 18 aut, zamiast zakupu nowych pojazdów. W marcu bieżącego roku ogłoszony został pierwszy w historii administracji publicznej przetarg na leasing samochodów. Mechanizmy outsourcingu są wykorzystywane przez polskie wojsko. Przysłowiową grochówkę dostarczają zewnętrzne firmy. Miejmy nadzieje, że kolejne organy skopiują ten pomysł.  Pomysł, który trzeba dodać nie jest niczym nowatorskim. Inne kraje już dawno zorientowały się, że outsourcing jest bardzo opłacalny – w 2009 roku w Europie w porównaniu do roku poprzedniego  liczba tego typu umów podpisanych przez instytucje z sektora publicznego wzrosła trzykrotnie.